事業会社マーケターのさんぽ道

事業会社のマーケッターがメディアやブランディングについて寄り道散歩。

すべてのタスクと時間を計測する

2011年の目標である「継続と習慣化」。12月から新たに実践していることがあるので、忘れずに書き残しておく。「時間を計測してタスクを処理すること」である。

Webサービスの「Toggl」を使い、その日のあらゆるタスクを秒単位で記録する。仕事はもちろんのこと、ランチや会議、打ち合わせ、休憩の時間までも管理する。目的は2つ。1つは、タスクごとに費やす時間を把握し、1日のスケジュールを綿密に立てるようにするため。もう1つは、無駄な時間をあぶり出し、最適な時間配分を設計し直すためだ。

仕事のタスクはすべて紙に書き出し、可視化する。メモ帳を使うのは、タスクの記憶に頭を使いたくないから。タスクを列挙したメモ帳を常にデスク横に置いておくと、忘れてもすぐに見返すことができる。その場で処理できそうにないタスクはどんどん紙に書き、すべて書き出した上で1つずつ消していく。

その際に、タスクに掛かる時間をTogglで計測する。例えば今日のTogglを見ると、15分単位の細かいタスクが8つほどあり、考える時間があまり取れなかったということが理解できる。考えて、アウトプットする力を高めたいと思っているので、細かなタスクを片付けるために仕組み化しようというように、PDCAを回していける。数値の可視化と詳細なタスク管理によって、仕事に対する創意工夫が強く意識できるようになる。

次は無駄な時間のあぶり出しだ。自分の場合、休憩時間が人より多い。人間の集中力はだいたい1時間程度しか持たないので、だいたい1時間ごとに休憩を取るようにしているからだ。1回の休憩時間を計測すると、7~10分を費やしている。

仮に10分休憩を1日6回取ると、休憩時間だけで1時間を費やしている。休憩を5分にすることで、トータルの休憩時間を30分に短縮できる。時間は誰にとっても有益な資産だ。コスト意識を持って時間管理に取り組むことで、仕事の質を上げていけると信じている。

時間を計測することの副産物もある。時間を測ると、「○分でタスクを仕上げよう」という意識が働く。だらだらと仕事をする時間をゼロに近づけられる。ほどよい緊張感を持って仕事に臨むと、生産性も上がってくる。

12月はタスク処理と時間管理を徹底する。そのために、1日のあらゆるタスクの時間を計測していく。1カ月後には、時間の使い方がよりうまくなり、多くの仕事をこなせるようになっているはずだ。

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