これで準備に抜かりなし！ イベント運営を成功させるための8つの下準備チェックリスト

ご縁があり、インテリジェンス主催「未来を変える「学び場」LEADER'S CAMP 2020」の会場準備を担当させていただいた。このキャンプには過去に参加させていただき、同じ思いを持った同年代の方と語り合えるとても良い場だった。

今回は50人規模のセミナーで、イベント会場を作るための事前準備をやってみた。そこで改めてやるべき準備はたくさんあると実感。初めてイベント運営に携わる人が、会場で事前準備・用意しておくべきことがらを、チェックリスト形式でまとめてみる。

プロジェクタ

まずはプロジェクタ。講師や登壇者が持ってきたPCの資料がきちんと投影できるかを、できるだけ早いタイミングで確認しておくと良い。Macで資料を投影する場合は最適な資料投影ができない場合があるので、メニュー「ネットワーク環境」→「ディスプレイ」と進んで、最適な画面サイズを選ぼう。

マイク

マイクは2本以上用意できると万全だ。予備用のマイクとしても使えるし、登壇者と参加者の質疑応答をインタラクティブにするためには、2本マイクがあると心強い。もちろん事前準備ではマイクテストを行い、会場の後ろでも声は聞こえるか、ハウリングを起こさないかなどをチェックしておくと万全だ。

音響

会場によって付属の音響機材が異なるのだが、iPhoneなどのモバイル端末と接続できるスピーカーを用意しておくと便利だ。イベントの始まりやワークショップ時にBGMを流すと、心地よい空間を演出できる。イベントのセッションごとの区切りを参加者に意識してもらえるし、ワークショップの内容に応じた音楽をかけることで、参加者の気分も盛り上がりやすい。

机

講義が多いスクール形式のセミナーは長机、ワークショップ中心のセミナーはみんなが議論をしやすい丸机があるとベスト。セッションの特性に応じて、よりよい机を配置できれば、参加者はよりセミナーに集中しやすくなる。

電源の位置確保

長丁場のセミナーとなれば、講師のPCの電源が持たない場合もある。講師の立ち位置は電源の近くに確保しておくと、電源の残量を気にせずに最高のパフォーマンスを発揮してもらえる。

テーブルタップ

テーブルタップは備えあれば憂いなしのアイテムだ。MacBook Proなど、電源の形状が正方形で大きいものは、コンセントにきちんと装着できない場合もあるが、テーブルタップがあればその不安もなくなる。

空調

ちょっとした「暑い」「寒い」が参加者にとっては案外気になる。運営側は手元で空調調整ができるように、空調機材の位置をきちんと確認しておこう。

目隠し

ラウンジなどをセミナー会場にする場合は、その場で使わないイスや机に目隠しの布などを掛けておくといい。セミナーの空間をより魅力的に演出するためには、その空間に必要のないものを極力排除しておくと良い感じになる。

最後に

セミナー会場準備側の仕事をしてみて初めて分かったのが、あらゆるセミナーは参加者の満足度を高めるために事前準備を怠らないようにしているということ。また、こういった準備が奏功することで、参加者の満足度も高まっていく。「いかに参加者に満足してもらえるか」を考えながら種々の準備をするのは、セミナー運営側にとってはとても有益な経験だ。

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