管理チックな会議をやめ、雑談OK、脱線OKな運営にしてみると……
もともとは会議を効率良く運営したくて、無駄なことに時間を割きたくないなと思っていた。でもそんな会議は文字による進ちょく報告で事足りてしまう。カチッとした会議を敬遠し、ザツダンOK、脱線OKな会議の運営を心掛けてみた。
これが結構良い感じで回ることがある。
提示した議題にみんなで自由に意見を出し合う。発言に対して、別の人のアイデアがどんどん重なり、創発的な会議になることもしばしば。ザツダンがアイデアを呼び起こし、新しい企画が生まれることにもつながった。
進ちょく報告以外の会議である場合は、このようにザツダンや話題の脱線をOKとすると、思わぬアイデアや企画の創出につながることもある。一人では考えもつかなかったようなアウトプットを生み出すきっかけになることもある。
会議は意識的に運営しないと、運営者以外の参加者にとって途端につまらない時間になりかねない。運営側は、参加者が楽しんだり意義を感じてもらいながら会議に出て、発言をしてもらえるよう、その場を仕切っていく必要がある。アジェンダを事前に共有して会議の方向性を事前に示し、会議中はファシリテーターとなって参加者の発言を導き出さなければならない。
こういう視点は、会議を運営する側になって初めて気づいたことだ。それこそ、会議になんとなく参加している時は、会議の議題がぶれたりすると、途端にやる気がなくなったりしていた。こういうことが起こらないよう、会議運営者は何よりもその場をファシリテートすることに力を注ぐべきなのだと感じるようになった。
ザツダンや脱線をOKとしたのは、参加者全員が「自分はこのチームの役に立っている」と思ってもらえるようなきっかけを作りたかったからだ。「こんなの話しても意味無いよ……」と思っていたことでも、意外とどこかで役に立ったりするものだ。その体験をしてもらうようメンバーがどんどんアイデアを出しやすい会議の場を作っていくことが、リーダーの役割なのだろう。
会議に参加したからには、どんどん発言をしてほしい。どんなささいなことでも恐れずに。そのアイデアが、チームにとって大きなアウトプットになるんだから。
