忘れっぽくてもオールオッケー、すぐに思い出して、行動できる「仕組み化」のススメ

人間は忘却する生き物である。頭にすべてを覚えこまそうとするのは無意味な行為だ。そこに時間を割くのではなく、忘れても思い出すことができるように、仕組み化しておくことが最も効率的だ。

仕組み化その1：やるべきことを頭の中から書き出す

自分の場合、すべきことはすべて紙に書き出す。優先順位を割り振る時間がもったいないので、大事だと思うことから書き出し、まずは頭の中をからっぽにする。頭の中では「覚えておく」メモリがからっぽになり、「考える」メモリとして使えるようになる。

あとは思考をめぐらせながら、書いた順番にタスクを消していくだけ。緊急かつ重要なタスクから取り掛かれるように仕組み化しておけば、イレギュラーな仕事が入ってきた場合も対処しやすい。

ブラウザのお気に入り機能も多用している。仕事で使うWebページはすべてお気に入りに登録し、フォルダ分けをしておく。ブラウザに記録したお気に入りフォルダから、1クリックで見たいページに飛んでいける。Webページを検索する時間を減らし、いち早く情報にたどりつけるようにするための仕組み化だ。

フォルダ名は自分で定義したものだから、各情報がどこにあるかが頭に残っている。忘れたとしても、フォルダ名を見ればすぐ思い出せる。

迷う時間を最小化すれば、考える時間を最大化できる。仕事の時間は有限なので、限られた時間をどう活用するかで、1日に着手できる仕事量が大幅に変わってくる。効率性を無視した長時間労働は無意味だし、無為な時間を減らすためには努力を惜しまず、日々の仕事もPDCAを回して最適化していく。「

そうさ僕らは忘却する生き物」という前提を踏まえて仕組みを作っておけば、仕事は自動的に回りだす。