プレゼンテーションで初級者の壁を超えるための4つの気づき
クラウド・コンピューティングEXPO 2012が5月9日～11日までの3日間開催され、全日参加した。ブース対応とセミナーでのプレゼンテーションを担当。3日間フル参加ということで体力が心配だったが、終わってみれば前回のイベントと比べて不思議と体の疲れは少なかった。新入社員が毎日4人以上チームに入ってくれたおかげだろうか。パンフレット配布やお客様の対応を見ていると、安心して任せることができたのが大きかった。
さて、イベント出展では毎回さまざまな気付きが得られる。今回は1日2回、3日間で計6回のプレゼンテーションを担当したので、プレゼンテーションについて多くの気付きがあった。それを振り返り、今後のプレゼンテーションに生かしていきたい。
Keynoteでプレゼンテーション資料を作る
まずは事前準備。今回はKeynoteを使ったのだが、プレゼンテーション製作がとてもスムーズに進んだ。PowerPointで作るのとは異なり、あらかじめ与えてくれるKeynoteの背景フォーマットや文字フォントによって、見た際の印象が良いと思われる資料ができた。
Keynoteは直感的に操作でき、資料の上で表現したいことのほぼすべてを再現できた。プレゼンテーションツールを変えるだけでこうも生産性が上がるのかと感嘆したのが1点目の気付き。
資料内の文字を少なく、シンプルなメッセージを伝えることにこだわる
2点目の気付きは、資料の文字を極力少なくして、視覚に訴えかける資料が効果的だということ。今回のプレゼンテーション画面は自分の身長をはるかに超える大きさ。ブースを横切る人をいかにプレゼンテーションの場に注目させるかに関心を払い、見た印象で「興味深い」「聞いてみたい」と思ってもらえるように資料を作った。
1スライド1メッセージを意識し、画像やイメージ図を大胆に取り入れた。これにより、壇上から10メートル離れたところにいる人の視線を集めることが可能になった。
プレゼンテーションの資料を作っていると、ついあらゆる情報を伝えてしまいたいという意識が働き、資料の内容が「全部入り」になってしまいがたちだ。だが、プレゼンテーションの目的は聞き手にサービスの印象を残すこと。サービスについて聞いたことがない人を聞き手として想定し、サービスの価値が伝わるように「コンセプト」「無料」「クラウドサービス」「マルチ端末対応」「導入事例」の5点を15分で伝えることにこだわった。
プレゼンテーションを聞く立場で考えると、豊富過ぎる情報量を与えられても、それをすべて覚えておくなんて無理な話だ。だからこそ、伝えたいことはなるべくシンプルに絞り、相手に突き刺さるストーリーやキーワードを考えることができた。この手法は、今後自分がプレゼンテーションをする際にも踏襲していきたい。
聞き手にどう行動してほしいかを考える
3点目は、聞き手がプレゼンテーション終了後にどんな行動をしてほしいかを強く意識したということ。セミナーではクラウド型のコラボレーションツールの価値をユーザーに伝えることが目的だった。そしてその結果、Webでサービス名を検索し、サービスサイトに訪れてユーザー登録をしてもらうことがゴールだった。
いくら機能を説明しても、最後は聞き手によってサービス登録を済ませ、サービスを使ってもらわないと意味が無い。そこでサービスの説明を「クラウドサービス」という言葉だけでなく、視覚的に伝えるようにした。
具体的にはサービスのウェブサイトのイメージを資料に張り、具体的にどこから登録できるのかを示すために、登録フォームの案内も資料に入れた。そして登録手順を完結にしるし、「たった3分で登録できます」というメッセージを伝えることにした。
また資料の最後にはブースの場所を示すマップの図を入れ、「サービスの詳細を聞きたい方はこちらに来てください」というアナウンスをした。これは今までのプレゼンテーションでは取り入れていなかったのだが、実際にセミナーを行うと、これらの説明があった方がよりサービスの全貌が伝わることを実感できた。
聞き手の目を見て話す
セミナーがはじまると、ついプレゼンテーションスライドに目を落としてしまいがちだが、今回は聞き手一人ひとりと視線をあわせ、その人に語りかけるようにプレゼンテーションを行った。スライドに目を落としているさまは、聞き手に対して「発表の自信の無さ」を伝えることになりかねない。
物事を伝えるためには、ただ単に情報を伝播するだけではいけない。あくまで相手と対等にコミュニケーションを取る心構えが不可欠だと思う。これを意識することで、プレゼンテーション途中での離席がなくなったのは、大きな自信になった。
# 最後に
3日間のイベントを無事終えることができた。プレゼンテーションは奥が深く、どうやって相手に伝えるか、その結果相手の行動を喚起できるかを常に考え続けなければならない。今回は事前に想定した上記の狙いがカッチリとハマった形だ。プレゼンテーションは場数をこなすことで、スキルを向上させられる。
仕事がら、今回のような大きなイベントに出展しない限り、頻繁にプレゼンテーションの場が与えられるわけではない。今回の知見を生かし、いつプレゼンテーションをすることになっても最良の状態で相手に伝わるプレゼンテーションができるようにしておきたい。
